Tips – Tips Mailing dengan MS Word

3 min read

kembali lagi bersama saya, terimakasih karena kalian semua sudah mengunjungi halaman saya, semoga semua yang saya bagikan bermanfaat untuk kita semuanya , di sini saya masih  akan membahas tentang microsoft karena di microsoft word ini banyak banget yang harus kita ketahui bersama karena Office ini lebih banyak memudahkan kita dalam membuat suatu dokumen. dan kali ini saya akan membahas tentang Tips Mailing, sebelum kita masuk kedalam pembahasan perlu kita ketahui apa itu maling. Mailing pada aplikasi Microsoft Word biasa disebut dengan mail merge. Yakni sebuah fungsi yang digunakan untuk membuat surat massal dengan format dan isi yang sama dengan tujuan yang berbeda. Selain itu mail merge juga dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan dengan format sama akan tetapi dengan isi yang berbeda.

Pada waktu tertentu pengguna M.s Word akan mengirimkan tugas dengan jumlah banyak ke berbagai tujuan. Dengan menggunakan desain yang sederhana, kita tidak perlu menggunakan aplikasi desain untuk membuat surat tersebut . cukup dengan Ms. Word dapat membuat surat massal atau undangan dengan desain yang sederhana menggunakan fungsi mailing yang terdapat didalamnya.

Apakah Anda butuh tips mailing menggunakan MS Word? Jika butuh, mari bahas bersama tips – tips yang berguna ini pada bagian berikut:
Buat Format Surat Segeneral Mungkin

Jika Anda menggunakan mailing pada MS Word, pastikan dokumen yang dipakai memiliki format sederhana. Hal ini bertujuan untuk memastikan tidak akan banyak kesalahan yang muncul. Karena bagian surat ada yang kosong dan bisa diisi apa saja, jika surat memiliki format kompleks susunan surat tentu tidak akan terasa pas untuk setiap bagian yang perlu diisi.

Format surat yang cocok untuk fitur mail merge hanyalah yang bersifat sederhana. Mulai dari surat undangan, survey, formulir dan sejenisnya tidak akan memiliki paragraf panjang jika tidak diperlukan. Jadi pastikan membuat format Anda sesederhana mungkin agar lebih cocok saat diisi dengan data.
Pastikan Ruang Untuk Custom Field Cukup Besar

Custom field adalah bagian dalam dokumen yang akan diisi berdasarkan data yang akan diinput. Untuk format dokumen yang diisi, data tentu bisa berbeda – beda. Setiap data membutuhkan ruangan tersendiri untuk diisi.

Contoh saja, bagian jabatan bisa memiliki ruangan yang tidak terlalu panjang, tapi untuk data seperti alamat rumah, bagiannya tentu bisa mencapai satu dan dua baris kosong. Anda harus bisa menafsir panjang data yang akan diinput dan menyesuaikannya. Jika tidak bentuk dokumen tidak akan rapi dan janggung.

Dalam membuat surat formal, bentuk ini sangat penting. Anda tentu tidak ingin memberikan surat undangan rapat dengan bentuk tidak rapi ataupun berbeda satu dengan yang lainnya bukan? Karena sangat penting, Anda harus perhatikan hal ini dengan seksama.
Selalu Perhatikan Data yang Dimasukan

Tips mailing yang paling penting dalam menggunakan mail merge di MS Words adalah lebih hati – hati soal input data. Jika Anda salah input data ataupun salah menyusun data, hasil akhir dari dokumen tidak akan tepat. Bayangkan saja karena salah input data, susunan nama orang yang dituju dan alamatnya jadi tidak sesuai. Hal ini bisa terjadi karena saat input data, nama orang sudah pas, tapi saat input alamat, Anda meloncati satu baris. Akhirnya alamat yang diperuntukan untuk orang tersebut di input untuk orang yang ada pada list sebelumnya. Perubahan ini tentu merupakan masalah besar.

Untuk kasus seperti ini, Anda harus bisa teliti dalam memasukan data. Sekalipun data sudah masuk semua, cek ulang lagi minimal 2 kali agar yakin. Data yang salah pada mailing bisa berpengaruh pada konteks surat. Bayangkan salah memasukan nama dan jabatan dalam perusahaan. Anda bisa dikira menghina atasan karena salah input data ini. Jadi pastikan untuk selalu teliti dan hati – hati.
Gunakan Dokumen Serupa Untuk Keperluan yang Sama

Dokumen yang sudah jadi untuk keperluan mail merge, sebaiknya disimpan baik. Format dokumen yang umum seperti undangan ataupun surat keterangan bisa mirip – mirip untuk keperluan lain. Jadi jika di save, Anda bisa mengcopy format yang sama dan cukup mengubah data input pada mail merge tersebut.

Kemudahan melakukan hal ini tentu akan menghemat waktu banyak. Pekerjaan yang lebih efisien tentu akan membuat produktivitas makin tinggi. Jika ada cara mudah dan tepat, mengapa harus membuat ulang dokumen yang dibutuhkan? Cukup edit format dokumen lama sesuai kebutuhan dan gunakan lagi.

Sekian bahasan seputar tips – tips mailing menggunakan fitur mail merge di MS Word. Mudah – mudahan tips ini berguna bagi Anda. Terima kasih sudah membaca! SALAM bagi para muda berprestasi!!!!!

Share Button
ayu lusiana
Author: ayu lusiana

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Copyright 2019 © All rights reserved. | Newsphere by AF themes.