Mengenal Fitur Mail Merge Pada Microsoft Word

3 min read

Apakah Anda pernah menggunakan fitur mail merge di Microsoft Word? Penasaran tentang fitur yang sangat krusial untuk mailing ini? Untuk membantu Anda mengenal fitur ini, mari bahas bersama secara singkat pada artikel berikut ini:

Apa Itu Mail Merge?

Mail merge pada dasarnya adalah fitur yang ditujukan untuk mempermudah mailing. Proses mailing adalah pengiriman dokumen yang sama untuk resipien yang berbeda. Anda tentu pernah berurusan dengan dokumen seperti ini. Mulai dari undangan formal, undangan non-formal, surat edaran, email direksi dan banyak jenis lainnya, bisa digolongkan sebagai mailing jika ditujukan untuk banyak orang tapi menggunakan format mirip.

Nah, mail merge yang ada pada Microsoft Word ini ada untuk mendukung hal ini. Saat Anda membuat surat ataupun dokumen tertentu, Anda akan diberikan pilihan membuat dokumen yang sedang Anda buat sebagai form utama. Saat mengaktifkan fitur, Anda bisa isi tab data untuk membuat bagian – bagian dokumen yang sudah digunakan menunjukan data tersebut.

Pada aplikasi umumnya, mail merge ini akan mengisikan nama orang yang sudah ada dalam data. Jadi walaupun dokumen sama, pada bagian penerima, nama orang akan terisi sesuai input data yang sudah disiapkan sebelumnya. Bagaimana? Hal ini ternyata praktis bukan untuk digunakan?

Apa Kelebihan Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word?

Jika dibandingkan dengan dengan memasukan nama orang satu per satu dan copy paste format dokumen, cara ini tentu lebih baik. Walaupun copy paste dan mengganti nama mudah, Anda bisa merasakan bedanya saat melakukan editing.

Saat sudah membuat banyak dokumen dengan cara copy paste dan Anda menemukan kesalahan. Editing yang dilakukan tentu harus satu per satu. Tapi jika menggunakan fitur mail merge, Anda cukup edit dokumen utamanya. Dokumen ini nantinya akan mempengaruhi bentuk dokumen untuk resipien berbeda. Edit satu dan hasilnya sudah menyeluruh.

Hal lain yang bisa dibilang kelebihan dari fitur ini adalah kemampuan integrasi dengan soft office lainnya. Hal ini terutama dengan Microsoft Excel. Data yang diinput dalam mail merge di Word bisa berasal dari format Excel. Hal ini tentu tidak bisa ditemukan dalam program pembuat surat lainnya.

Karena bisa diintegrasi data dari Excel, bentukan mail merge bisa lebih kompleks, Data tidak yang dimasukan bisa sangat banyak dan lebih mudah dipantau dan di-edit sesuai kebutuhan. Integrasi dengan Excel ini juga memberikan keuntungan jika Anda memiliki dokumen yang sudah siap dipakai. Contoh saja Anda memiliki file Excel yang berisi data karyawan, alamat serta posisi masing – masing. Data ini bisa langsung dihubungkan dengan surat edaran ataupun email perusahaan yang akan dikirimkan ke semua karyawan. Bayangkan jika Anda harus copy paste data ini ke dalam Word satu per satu, tentu akan memakan waktu lama. Tapi karena bisa dihubungkan langsung dengan excel, Anda cukup masukan file dan tentukan kriteria data dan posisi nya untuk dokumen yang berhubungan.

Bagaimana Belajar Menggunakan Mail Merge?

Jika Anda tertarik untuk belajar, banyak tutorial di Internet yang bisa membantu Anda. Tapi lebih disarankan mencoba langsung lewat Word. Coba buka file baru dan klik tab Mailings yang ada pada bagian atas menu. Coba – coba fitur yang tersedia di situ. Anda tak perlu takut, fitur ini sangat mudah digunakan dan tentunya cukup mudah diterka dengan trial dan error.

Sekian bahasan mengenai fitur Mail Merge pada Microsoft Word. Mudah – mudahan bahasan ini bisa membuka wawasan Anda sekalian. Terima kasih sudah membaca artikel ini!

Share Button
Admin
Author: Admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Copyright 2019 © All rights reserved. | Newsphere by AF themes.