Keuntungan Menggunakan Mailing di Microsoft Word

3 min read

Jika Anda memiliki usaha, tentu memanfaatkan fitur mailing di Microsoft Word sangat membantu. Fitur ini membuat Anda bisa menyusun surat edaran untuk tujuan yang berbeda. Fitur ini memastikan Anda cukup membuat satu draft dan sudah bisa digunakan untuk banyak tujuan. Mailings ini juga sering disebut sebagai mail merge. Jika Anda ingin tahu lebih banyak seputar hal ini, mari bahas beberapa keuntungan yang bisa Anda nikmati melalui fitur ini:

Mempercepat Pembuatan Surat dan Dokumen

Dalam membuat surat dan dokumen, tujuannya bisa diperuntukan pada banyak orang sekaligus. Jika membuat satu – satu, surat tentu jadi terlalu lama. Copy dan paste memang bisa digunakan, tapi memasukan identitas dan hal yang berbeda tetap harus dilakukan secara manual.

Tapi jika menggunakan fitur mailing, dalam fitur ini Anda bisa memisahkan pengisian dokumen menjadi dua. Bagian pertama adalah dokumen yang nantinya dikosongkan beberapa bagian yang akan diisi berbeda. Bagian kedua adalah data yang akan mengisi bagian kosong pada dokumen.

Pemisahan ini tentu membuat proses pembuatan dokumen semakin cepat. Pengisian informasi yang dikosongkan akan berjalan otomatis. Untuk keperluan ini juga, Anda bisa tidak perlu mengulang – ulang membuat draft-nya. Buat satu dan semua sudah diaplikasikan secara keseluruhan secara otomatis.

Memudahkan Edit

Selain mempercepat pembuatan surat dan dokumen, Anda juga akan terbantu dalam proses editing. Seperti yang disinggung sebelumnya, Anda sudah tahu bahwa mailing di Microsoft Word akan membagi proses menjadi dua.

Proses pembuatan draft surat dan dokumen serta proses mengisi data. Untuk editing, Anda cukup melakukan perubahan pada draft utama dan perubahan akan diaplikasikan pada dokumen lainnya secara otomatis. Bayangkan harus melakukan editing satu per satu untuk seluruh dokumen.

Untuk hal ini, Anda mungkin berpikir copy-paste cukup mudah dilakukan. Tapi setelah selesai paste dan ada kesalahan, editing akan memakan waktu. Jika data sudah dimasukan, editing dengan copy-paste tentu sudah tidak bisa dilakukan mudah. Anda harus hapus satu – satu dan menggantikan yang salah.

Selain edit draft yang akan digunakan, Anda juga bisa edit data yang akan dimasukan dalam dokumen. Slot seperti nama, alamat, jabatan, nomor seri dan berbagai hal lain yang harus dicantumkan berbeda untuk tiap dokumen bisa diedit dengan mudah. Anda cukup masuk ke bagian data dan mengubah isi data yang dimasukan di situ.

Bisa Ditujukan Untuk Banyak Orang Sekaligus

Jika menggunakan fitur ini, Anda bisa mengirimkan langsung pada pihak – pihak yang dituju melalui email secara langsung. Fitur ini tentu lebih baik daripada memindahkan dokumen per lembar ke email dan mengirimnya.

Untuk perusahaan besar yang membutuhkan surat edaran untuk banyak karyawan, client dan pihak – pihak lainnya, mengirim email tentu bisa mencapai ratusan. Jika Anda tidak menggunakan mailing, tentu saja beban pembuatan dan pengiriman dokumen bisa sangat berat.

Sekarang ini banyak perusahaan menggunakan aplikasi khusus untuk keperluan surat edaran ini, tapi padahal menggunakan MS Word saja sudah cukup. Jadi tentu saja fitur ini akan sangat penting untuk dipelajari. Tapi ingat, mengirimkan email dengan fitur ini perlu setting terlebih dahulu agar bisa berjalan lancar.

Bagaimana menurut Anda soal bahasan seputar fitur mailing di Microsoft Word pada artikel ini? Menarik bukan? Jika Anda berurusan dengan dokumen yang perlu diganti beberapa parts-nya saja untuk setiap penerima dokumen, Gunakan saja fitur mailing ini. Dijamin lebih ringkas dan mudah dibuat.

Share Button
Admin
Author: Admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Copyright 2019 © All rights reserved. | Newsphere by AF themes.