Jenis Dokumen yang Cocok Untuk Mail Merge

3 min read

banyak jenis dokumen yang bisa kita buat, sehingga tampilan dokumen tampak real. Nah, mail merge yang ada pada Microsoft Word ini ada untuk mendukung hal ini. Saat Anda membuat surat ataupun dokumen tertentu, Anda akan diberikan pilihan membuat dokumen yang sedang Anda buat sebagai form utama. yang mau saya bahas x ini tentang jenis dokumen, nah ini ada salah satu cntoh yang mnurut saya cocok untuk Mail Merge, ….

Untuk kebutuhan pengiriman satu jenis dokumen pada banyak resipien, tentu mail merge bisa digunakan. Tapi jenis dokumen seperti ini tentu terbatas untuk kebutuhan tertentu. Bagi Anda yang penasaran fungsi mailing yang ada di MS Word ini, mari bahas beberapa kegunaanya untuk jenis – jenis dokumen tertentu berikut ini:
Undangan Acara Rapat

Jika Anda membuat undangan acara kantor seperti rapat, tentu Anda harus mengirimkan bentuk surat formal pada anggota perusahaan format surat ini tentu tidak perlu unik, yang perlu unik adalah bagian identitas dari tujuan undangan.

Jika membuat undangan resmi untuk rapat, Anda tentu perlu nama, jabatan dan juga posisi dari pihak yang diundang. Posisi ini berbeda dengan jabatan tapi lebih pada kemana undangan akan dikirimkan. Contoh ruang kantor lantai sekian pintu nomor sekian. Jika tidak, alamat rumah juga bisa jadi tujuan. Hal ini tergantung kapan surat undangan resmi akan dikirimkan. Surat rapat ini juga bisa mencantumkan alamat email jika pengiriman lewat jalan digital.

Kondisi bagian yang spesifik ini tentu akan repot jika harus dituliskan manual, tapi dengan fungsi mailing di MS Word, semua akan menjadi lebih praktis. Cukup buat data dan daftar dari identitas, jabatan dan juga posisi dari pihak yang bersangkutan, pasti dokumen undangan sudah beres.
Formulir Survey

Dalam surat formulir survey, identitas pengisi tentu tidak diharuskan ada. Tapi untuk beberapa research spesifik, survey ditujukan untuk orang tertentu. Karena hal ini identitas orang tersebut juga diperlukan. Pengisian identitas untuk tujuan survei tentu akan memakan waktu lama untuk dokumen tipe ini.

Formulir memang lebih ditujukan untuk diisi, tapi pihak tujuan perlu diterangkan. Jangan sampai survey yang spesifik ini salah tujuan dan mendapatkan data yang tidak tepat. Daripada salah melakukan penelitian karena hal ini, tentu survey lebih baik dibuat dengan seksama dengan mailing merge ini.
Surat Edaran dengan Target Spesifik

Surat edaran perusahaan tentu sudah menjadi hal umum. Pada dasarnya surat edaran ini terkadang hanya ditujukan pada departemen ataupun pihak tertentu tanpa spesifikasi identitas. Tapi pada dasarnya, untuk keperluan seperti email, surat edaran lebih baik dibuat secara spesifik.

Tentu konten surat edaran bisa sama, tapi tujuannya bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Daripada mengatakan ditujukan hanya pada pihak HRD, lebih baik tuliskan identitas nama dan juga posisi target pada surat edaran tersebut secara spesifik.

Surat edaran spesifik ini tentu lebih ribet dibandingkan menggunakan surat edaran biasa, tapi hasilnya akan lebih tepat. Menggunakan mail merge, Anda juga tidak perlu pusing memasukan identitas dari tujuan surat edaran ini.
Surat Keterangan

Surat keterangan pada umumnya digunakan untuk menunjukan hal tertentu pada pihak yang berkenaan. Contoh saja surat keterangan partisipasi. Jika satu grup dalam kantor harus berpartisipasi dalam survey lapangan, tentu surat keterangan ini perlu dibuat untuk tiap individu. Daripada harus membuat satu per satu, surat keterangan bisa dibuat dengan mailing merge dan data pihak yang berkenaan bisa di list.

Hal ini akan mempermudah Anda dalam membuat dokumen. Surat ini juga bisa di simpan draft-nya untuk menjadi kerangka dalam kebutuhan surat keterangan di event lain. Karena bisa di cycle beberapa kali, tentu Anda bisa mengurangi beban membuat dokumen yang sama berulang – ulang.

Sudah jelas bukan penggunaan mail merge ini? Mudah – mudahan bahasan contoh dokumen diatas membantu Anda untuk mengerti manfaat fitur mailing di MS Word ini. Terima kasih sudah membaca!

Share Button
ayu lusiana
Author: ayu lusiana

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Copyright 2019 © All rights reserved. | Newsphere by AF themes.