Hal yang Penting Diperhatikan Saat Buat Mailing dengan MS Word

3 min read

Semua yang kita buat akan  terlihat sempurna itu di karenakan gimana kita menyikapi dalam mengerjakan sesuatu, jika kita tidak fokus dalam hal sekecil apapun dalam mengerjakan apapun, pasti kita mengalami kendala yang mungkin saja terjadi, dan pengembangnya mengumpulkan beberapa fitur baru yang akan membantu memudahkan setiap penggunanya. Walaupun tidak semua fitur dibutuhkan dan dapat digunakan oleh setiap pengguna, namun ada beberapa hal penting, setiap pengguna harus tahu. Jika Anda baru mengenal Word atau ingin memantapkan keterampilan Anda di bidang pengolahan kata menggunakan Ms Word, inilah beberapa hal terbaik yang perlu diketahui, baik Anda sebagai seorang pelajar, pengguna biasa atau memulai pekerjaan baru itu.

Mailing dengan MS Word tentu mudah dilakukan. Tapi jika Anda lengah, kesalahan fatal bisa terjadi. Tentu Anda tidak mau hal ini terjadi pada Anda, maka dari itu, perhatikan hal – hal penting berikut ini:
 

  • Bentuk Format yang DipilihMailing dalam MS Word bisa dibuat dengan cukup bebas, tapi saat pertama membuat Anda bisa mengambil pilihan genre tertentu. Bentuk format yang disediakan pilihannya oleh MS Word antara lain adalah surat, email, amplop, label dan directory. Tentu format yang diberikan ini merupakan dasar saja. Anda masih bisa membuat bebas dokumen sesuai kebutuhan Anda. Tapi sebagai pondasi, pilihan genre ini akan membantu Anda membuat dokumen yang lebih baik untuk mailing.Format lain yang perlu diperhatikan adalah soal susunan insert data. Pada mail merge di MS Words, Anda bisa membuat format yang menentukan tampilan data yang dimasukan. Contoh format alamat. Apakah alamat ini nantinya dibuat beberapa baris? Apakah susunan nama perusahaan akan berada di bawah jabatan atau disamping jabatan? Susunan format ini akan menentukan bentuk tampilan akhir dari mailing.Kebutuhan mailing tentu bisa digunakan untuk kebutuhan formal. Format ini tentu penting untuk membuat dokumen yang memiliki sentuhan formal. Jika format yang digunakan terlalu berantakan, tentu sentuhan formal ini menjadi sulit ditunjukan. Jadi karena memegang peran penting, selalu perhatikan dulu format dari dokumen yang akan Anda buat.
    Format Data yang DigunakanMembuat format untuk data dalam mailing dengan MS Word bisa dibilang gampang – gampang susah untuk digunakan. Walaupun cukup fleksibel bisa dimasukan apa saja, Anda harus mengisi data untuk mailing secara manual. Karena hal ini, Anda tidak bisa setengah – setengah membuatnya. Data memang bisa di copy paste pada tab yang tersedia di mail merge, tapi format dari isian ini harus sama.

    Contoh saja untuk alamat. Setiap alamat tentu akan ada yang menggunakan informasi tentang jalan. Pada penulisan, Anda bisa gunakan kata ‘jalan’ atau singkatan ‘Jl.’. Pilihan ini tentu harus sama untuk semuanya. Lalu pikirkan lagi format alamat yang tidak ada keterangan jalan-nya. Membuat format data input yang sama ini tetap harus manual. Jika sampai salah, tentu saja tampilan surat tidak akan baik.
    Sapaan

    Bagian sapaan adalah hal yang sering kali tidak diformat dalam mail merge, padahal bagian ini sangat penting. Saat mengucapkan salam seperti ‘Kepada Bapak’ atau ‘Kepada Ibu’ tentu bisa diformat. Kebanyakan orang langsung memberikan ‘kepada’ ini dilanjutkan dengan nama seseorang.

    Tentu dalam bentuk surat tertentu, nama langsung akan lebih baik, tapi di bentuk surat lain, menggunakan sapaan akan lebih baik. Contoh saja saat membuat undangan. Sapaan seperti bapak, ibu, saudara ataupun saudari akan memberikan kesan lebih akrab. Jadi walaupun simple, pastikan Anda memiliki input data seputar sapaan yang digunakan dalam dokumen mailing ini.
    Penentuan Ruang Custom

    Untuk memastikan data yang diinput sesuai dengan kebutuhan, selalu pastikan melihat sample setelah data dimasukan. Hal ini akan membuat Anda bisa melihat bagaimana ruang kostum yang digunakan oleh data bisa disesuaikan. Banyak orang lengah soal ini dan membuat format dokumen menjadi tidak seragam. Daripada rugi, lebih baik cek ulang berkali – kali dan lakukan penyesuain sebaik mungkin. Untuk penentuan ruang custom sendiri, satu line untuk kebutuhan pendek dan dua line untuk kebutuhan panjang adalah hal yang paling sederhana untuk dicoba.

    Sekian bahasan mengenai hal yang perlu diperhatikan dalam mailing dengan MS Word. Mudah – mudahan bahasan ini berguna bagi Anda. Terima kasih sudah membaca!

Share Button
ayu lusiana
Author: ayu lusiana

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Copyright 2019 © All rights reserved. | Newsphere by AF themes.